Les écoles municipales de Greeneville renforcent l’engagement de la communauté par le biais de Rave au milieu de COVID-19
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Les écoles municipales de Greeneville renforcent l’engagement de la communauté par le biais de Rave au milieu de COVID-19
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Détails pour les clients
La ville de Greeneville compte 7 écoles, de la maternelle au lycée, avec 3 000 élèves et 550 employés.
Solution
LE DÉFI
Les élèves, les enseignants et le personnel des écoles municipales de Greeneville se préparaient à partir en vacances de printemps en mars 2020. Et comme de nombreux districts scolaires à travers le pays, leur année scolaire 2019-2020 a été radicalement modifiée lorsque la pandémie de coronavirus s’est propagée à travers les États-Unis.
« Lorsque nous sommes partis en vacances de printemps à la mi-mars, nous avions pleinement l’intention de revenir une semaine plus tard et de reprendre notre deuxième semestre de cours », a déclaré Beverly Miller, directrice adjointe des écoles de Greeneville City pour l’administration et responsable de la technologie. « Nous ne sommes jamais revenus. Le virus s’est solidement implanté dans notre région et nous sommes très vite passés à l’apprentissage virtuel en ligne. »
Lors de la transition des classes vers l’apprentissage en ligne, le district a rencontré quelques difficultés, mais la communauté scolaire était globalement prête.
« Il s’agit d’un district scolaire individuel », a déclaré M. Miller. « Tous nos élèves n’avaient pas accès à Internet à la maison avant la fermeture pour cause de pandémie. Cependant, 100 % des élèves du district ont été rapidement équipés d’un accès à Internet afin de faciliter l’apprentissage en ligne. Grâce à une vision progressiste de longue date et à une culture de l’innovation, l’infrastructure technologique de notre district était préparée pour une telle période. Notre équipe est honorée d’avoir pu fournir des options d’enseignement et d’apprentissage transparentes, rendues possibles uniquement par les outils et les ressources de la technologie éducative.
Greeneville se trouve au pied des Appalaches, dans le Tennessee. Son district scolaire se compose de sept écoles accueillant 3 000 élèves, de la maternelle au lycée. Il comprend un bâtiment administratif et un centre dédié aux opérations et à l’informatique. Le district scolaire compte au total 550 employés.
Bien qu’ils aient mis en place de nombreux aspects pour être en ligne, il leur manquait quelques éléments, selon M. Miller. Les chefs d’établissement avaient besoin d’un moyen de rendre et de transmettre numériquement les bulletins de notes et les rapports d’avancement des élèves.
« Même si nous sommes un district scolaire très progressiste, nous pensions qu’il était important de délivrer ce bulletin sur papier pour que l’élève puisse l’emporter chez lui et le partager avec sa famille », a-t-elle déclaré.
La solution
Les écoles municipales de Greeneville utilisaient un système en place depuis près de 20 ans, mais dont certaines fonctionnalités étaient devenues obsolètes et dont le district avait besoin, selon M. Miller.
M. Miller et d’autres membres du district scolaire ont étudié le système de notification scolaire SwiftK12, qui permet aux administrateurs de communiquer avec les enseignants, le personnel et les parents ou tuteurs sans jamais quitter leur système d’information sur les élèves PowerSchool. Accessible via une connexion unique, SwiftK12 permet aux administrateurs d’exploiter toutes les capacités démographiques de PowerSchool. Qu’il s’agisse de groupes existants dans PowerSchool ou de sélections en cours, SwiftK12 permet aux écoles de communiquer de manière plus pertinente.
Ils ont commencé à tester SwiftK12 dans un environnement réel et il s’est avéré être « le logiciel le plus transparent et le plus intuitif » que Mme Miller ait jamais déployé au cours de ses 35 ans de carrière dans le domaine de l’informatique. Les chefs d’établissement ont commencé à utiliser SwiftK12 dans les semaines qui ont suivi le passage à un environnement virtuel.
M. Miller et d’autres personnes ont choisi une enseignante, Jana Wills, pour être l' »ambassadrice SwiftK12″ et aider à former d’autres enseignants et membres du personnel à l’utilisation du nouveau système par le biais de vidéos et d’autres méthodes.
Les administrateurs ont également mis en place SwiftK12 pour PowerTeacher, qui permet aux enseignants d’envoyer des messages aux élèves et à leurs familles par courrier électronique, appels vocaux ou textes. Ces messages peuvent inclure des devoirs, des rappels d’examens et des feuilles de permission.
Ils ont également ajouté le module PDF Builder à leur implémentation SwiftK12. PDF Builder permet aux enseignants et au personnel d’envoyer automatiquement et en toute sécurité des bulletins de notes et d’autres documents PDF spécifiques aux élèves à leurs familles par voie électronique. Les documents peuvent être protégés par un mot de passe pour plus de sécurité et partagés directement dans le portail PowerSchool pour les parents.
« Je dis toujours que la marque d’une bonne solution informatique est lorsqu’un grand groupe d’employés l’adopte avec très, très peu de besoin d’assistance technique de suivi », a-t-elle déclaré. « Nous l’utilisons tous les jours et toutes les heures pour de multiples raisons.
Les chefs d’établissement, par exemple, envoient des enquêtes et des sondages aux familles des élèves pour savoir comment l’apprentissage virtuel et l’horaire hybride fonctionnent. Ils diffusent également des messages en plusieurs langues et les publient sur les médias sociaux.
« Nous voulons être constamment en contact avec nos différents partenaires et les sympathisants de la communauté pour nous assurer que nous faisons un travail exemplaire dans la fourniture de services de transport et de repas », a déclaré M. Miller.
« Tous nos élèves n’avaient pas accès à Internet à la maison avant la fermeture pour cause de pandémie. Cependant, 100 % des élèves du district ont été rapidement équipés d’un accès à Internet afin de faciliter l’apprentissage en ligne ».
BEVERLY MILLER
ASST. DIRECTEUR DES ÉCOLES POUR L’ADMINISTRATION ET LE CTO
ÉCOLES DE LA VILLE DE GREENEVILLE
Le résultat
Les enseignants, le personnel et les administrateurs ont activement utilisé la plateforme pour envoyer plus de 196 000 courriels et plus de 117 000 SMS depuis le mois de mars. Les chefs d’établissement ont également lancé près de 44 000 appels.
L’engagement des employés, des élèves et des parents est aujourd’hui d’autant plus vital que les écoles rouvrent pendant la pandémie. En veillant à ce que les chefs d’établissement disposent des informations les plus récentes sur la communauté et en communiquant les incidents, on contribue à protéger les enseignants, le personnel, les élèves et leurs familles.
« La solution nous a permis de nous assurer que nous disposions d’informations de contact valides pour tous nos étudiants », a-t-elle déclaré. « Il est très important pour un certain nombre de raisons et l’a été pendant de nombreuses années, mais il n’a jamais été aussi important qu’aujourd’hui. Nous sommes retournés à l’école avec les nouvelles directives COVID-19. Il sera très important que nous puissions communiquer rapidement avec les parents. Nous mettons en place des espaces d’isolement dans nos écoles pour tout élève ou employé susceptible de présenter des symptômes. Nous pouvons rapidement les placer dans cette zone d’isolement et communiquer ensuite très rapidement avec le foyer.
Les écoles municipales de Greeneville vont bientôt mettre en place le bouton de panique Rave à l’intention des administrateurs, des enseignants et du personnel de l’ensemble du district. L’application mobile Rave Panic Button, qui fait partie de la plateforme de communication et de collaboration de Rave, relie instantanément le personnel de l’école aux équipes 9-1-1, aux premiers intervenants et au personnel nécessaire, rationalisant ainsi l’intervention en cas d’urgence.
Le bouton de panique s’intègre directement au 9-1-1 et permet au personnel de lancer des notifications depuis n’importe quel endroit du campus, de partager les communications internes du personnel sur les situations non urgentes et d’effectuer des vérifications d’état pour un rapport en temps réel, sur place, lors d’un incident. L’application de bouton d’alarme mobile en un seul clic permet également aux chefs d’établissement de suivre la conformité des exercices pour chaque école ou pour l’ensemble du district. Ils seront automatiquement en mesure de générer des rapports pour chaque exercice, y compris pour les incendies et les assaillants actifs, et d’enregistrer la date, l’heure, les participants et le(s) campus concerné(s).
« Nous pensons pouvoir l’utiliser pour nos exercices de sécurité, nos plans d’évacuation et pour alerter les utilisateurs du campus et les parties prenantes en cas de situation nécessitant une réponse et une communication très rapides », a déclaré M. Miller.
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