Le Lord Fairfax Community College passe en toute transparence à Rave Alert
Témoignage client
Le Lord Fairfax Community College passe en toute transparence à Rave Alert
Industrie
Défis relevés
Communication critique, Notification de masse, Sécurité et protection
Détails pour les clients
Le LFCC, qui fait partie du Virginia Community College System, est situé en Virginie du Nord. Elle dispose de trois campus situés à moins de 45 minutes l’un de l’autre, ainsi que de petits centres d’apprentissage répartis dans toute la région.
Solution
LE DÉFI
La mise en place d’un système de notification de masse peut être un projet difficile pour les établissements d’enseignement supérieur. L’intégration de tous les membres de la communauté universitaire dans le système et la mise à jour de ces informations prennent beaucoup de temps. Lorsqu’un établissement d’enseignement supérieur doit passer à un autre système, la tâche peut sembler insurmontable, mais il n’est pas nécessaire qu’il en soit ainsi.
Le Lord Fairfax Community College (LFCC) a connu cette transition en 2016, lorsqu’il a dû changer de système après que son fournisseur de notification initial a été racheté et que le système alors en place n’était plus pris en charge. Richard Crim, directeur informatique de Lord Fairfax, souhaitait faire passer le système de notification de masse de l’établissement au « niveau supérieur » et l’intégrer à d’autres systèmes et applications, notamment l’affichage numérique et les médias sociaux, qui étaient déjà utilisés. Il voulait également s’assurer que le prochain fournisseur choisi par le LFCC avait l’habitude de travailler avec des établissements d’enseignement supérieur.
« Lorsqu’un incident se produit, l’institution doit communiquer le plus rapidement possible », a déclaré M. Crim. « Rave Mobile Safety montre vraiment qu’il est possible d’envoyer des messages en quelques secondes, quel que soit le transporteur. Un incident est terminé au bout de trois ou quatre minutes. Rave Alert est très rapide et ne coûte pas cher ».
Le LFCC, qui fait partie du Virginia Community College System, est situé en Virginie du Nord. Elle dispose de trois campus situés à moins de 45 minutes l’un de l’autre, ainsi que de petits centres d’apprentissage répartis dans toute la région. Le collège communautaire avait initialement environ 7 700 utilisateurs dans Rave Alert, mais il a maintenant plus de 10 600 membres de la communauté dans le système.
Ces membres comprennent des étudiants du LFCC, des professeurs, du personnel et des visiteurs temporaires, ainsi que des parents d’élèves et des administrateurs d’une école moyenne locale voisine. La communauté reçoit des alertes concernant diverses situations, notamment des notifications au titre de la loi Clery, des conditions météorologiques graves, des pannes d’électricité, des déversements de matières dangereuses, des tirs actifs ou des intrusions, des ruptures de conduites d’eau et le Code Adam, une loi de l’État de Virginie qui exige que chaque bâtiment de l’État ouvert au public dispose d’un programme de sécurité en cas de disparition d’un enfant.
« Nous voulons être ouverts à tous et servir notre communauté », a déclaré M. Crim. « Nous voulons être transparents avec tous les groupes de notre communauté. Si quelque chose se passe sur l’un de nos campus, nous voulons que tout le monde soit au courant ».
La solution
La mise en œuvre de LFCC Alert, le nom de marque de Lord Fairfax pour Rave Alert, et le chargement d’informations sur les étudiants et d’autres personnes dans le nouveau système « se sont avérés transparents », a déclaré M. Crim. « La mise en œuvre de Rave Alert n’a pris que quatre heures. Le site était en place, nous avons fait un peu de branding, quelques tests avec un petit groupe, puis nous avons envoyé un message à tout le monde.
« L’ensemble du processus a été très rapide et il n’y a eu aucun problème », a-t-il poursuivi. « J’ai eu affaire à la gestion du programme, au succès de la clientèle et à l’assistance à la clientèle dès le début de la relation. J’ai parlé d’une seule voix et cela m’a rassuré ».
Lorsque l’annonce initiale et l’inscription ont été envoyées à environ 7 700 membres de la communauté, M. Crim a indiqué qu’il n’avait reçu aucune réponse négative. En fait, une personne a réagi en disant : « J’adore la nouvelle configuration, c’est si facile à faire ».
Tous les membres de la communauté du campus sont inscrits sur l’alerte de distribution du LFCC, et ils peuvent uniquement refuser les notifications par texte, mais pas les notifications par courrier électronique.
« Toute personne qui se désabonne des alertes par courrier électronique est automatiquement supprimée, de sorte que je peux me concentrer sur le système de gestion et qu’il se gère lui-même », a-t-il déclaré.
Auparavant, M. Crim était chargé de supprimer manuellement les personnes qui souhaitaient se désabonner ou qui avaient besoin d’être retirées de la liste. « Nous avons environ 2 000 étudiants qui quittent l’école chaque année. Par rapport à l’ancien fournisseur, Rave m’a permis d’économiser environ quatre heures de nettoyage manuel du système », a-t-il déclaré.
Le collège encourage l’inscription à LFCC Alert deux fois par an, y compris juste avant l’hiver. Le département informatique a utilisé ce message pour encourager l’inscription : « Inscrivez-vous à LFCC Alert. Pour savoir quand l’école est fermée ».
Selon M. Crim, le nombre d’inscriptions à LFCC Alert est généralement élevé à cette période.
« Maintenant, je peux envoyer un message et savoir que je peux le recevoir sur mon téléphone en deux secondes. Je sais que c’est un succès parce que je peux envoyer 10 000 alertes et ne pas recevoir de réponse.
RICHARD CRIM
DIRECTEUR DE L’INFORMATION
LORD FAIRFAX COMMUNITY COLLEGE
Le résultat
Il est vital pour la communauté universitaire que les systèmes de notification de masse fonctionnent dans toutes sortes de situations. Ces systèmes font partie de l’infrastructure d’un établissement d’enseignement supérieur et il est donc impératif qu’ils ne subissent pas de pannes, en particulier en cas d’événements indésirables.
Pour M. Crim, le fait de savoir que LFCC Alert serait hébergé par Rave a apaisé les inquiétudes : « Je n’ai jamais eu de panne avec Rave et il y a tellement de façons d’envoyer une alerte », a-t-il déclaré. « Il est hébergé dans le nuage par nos soins, nous n’avons donc pas à nous en soucier. Avec notre précédent fournisseur, nous hébergions une partie du domaine. S’il y avait une tempête dans une zone géographique, il y avait donc un risque de panne ».
« Avec Rave, nous n’avons pas de problème de panne locale et nous n’avons pas à nous préoccuper de l’envoi d’une alerte », a ajouté M. Crim. « Un délai de 30 secondes, c’est toute une vie. Il y a un niveau d’urgence. Il faut cinq secondes pour fermer la porte en cas de menace active, et dix secondes pour la barricader. Il n’est pas possible de retarder l’alerte ».
La fiabilité de LFCC Alert et le nombre illimité d’administrateurs, de messages et de contacts sont un soulagement pour Crim. Outre le Crim, 10 administrateurs autorisés peuvent envoyer des notifications. Les informations sur les étudiants sont automatiquement synchronisées chaque semestre, et LFCC Alert peut être étendu pour envoyer un nombre illimité de messages.
L’ancien fournisseur de notifications de masse du LFCC facturait le nombre de messages et de destinataires. « Avec notre ancien système, nous entendions quelqu’un dire qu’il n’avait pas reçu d’alerte, et il nous fallait beaucoup de temps pour comprendre pourquoi », a déclaré M. Crim. « C’était très aléatoire et c’est inquiétant à entendre. C’est une grande responsabilité que de faire passer les messages et nous chercherons à savoir pourquoi ils ne sont pas passés. Étaient-ils dans une zone où il n’y avait pas de service ? Un message a-t-il été refusé ? Ou le message a-t-il été retardé ? Souvent, c’était l’opérateur qui était en cause, par opposition au fournisseur.
« Maintenant, je peux envoyer un message et savoir que je peux le recevoir sur mon téléphone en deux secondes », a-t-il poursuivi. « Je sais que c’est un succès parce que je peux envoyer 10 000 alertes et ne pas recevoir de réponse.
Outre la flexibilité du système de notification de masse Rave, M. Crim apprécie la possibilité de donner son avis et de discuter des nouvelles fonctionnalités.
« Je sais ce qui se passe dans le domaine de la technologie, et la plateforme peut s’adapter à n’importe quel appareil », a-t-il déclaré. « Il est important d’être disponible sur n’importe quel appareil, quel qu’il soit, et de ne pas avoir à se soucier de l’interface. Rave se concentre sur ce point.
« Je reçois un appel de Rave, qui veut s’assurer que j’utilise toutes les fonctionnalités et que je tire parti de ce que j’ai déjà », a-t-il ajouté. « Ils veulent poursuivre la relation.
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