Améliorer la sécurité des employés grâce aux communications bidirectionnelles
Lorsqu’une catastrophe survient, la communication avec vos employés doit être assurée pour garantir la sécurité de tous les membres de l’entreprise. Qu’il s’agisse d’une fermeture de bureau due à une panne d’électricité, d’un assaillant actif dans les locaux ou de la menace imminente d’une catastrophe naturelle, les employeurs doivent être prêts à doter leur organisation des outils de communication appropriés.
Un système de notification de masse doté de fonctions de communication bidirectionnelle permet de transmettre rapidement et efficacement des informations aux employés par SMS, courrier électronique, appels vocaux, etc.
La communication sauve des vies. L’intégration de systèmes fonctionnant en toute transparence peut contribuer à prévenir les dommages et les catastrophes, tant pour vos résultats financiers que pour votre personnel.
La plupart des employeurs savent qu’il existe des alarmes incendie, des systèmes de sonorisation, des alertes SMS, des panneaux numériques et des systèmes de téléavertisseurs pour faciliter les communications en cas d’urgence. Cependant, toutes les entreprises ne les utilisent pas au maximum de leur potentiel. En outre, nombre de ces systèmes ne sont pas suffisamment complets pour être efficaces.
Définir la communication bidirectionnelle
La communication bidirectionnelle est simple : il s’agit d’une conversation impliquant deux parties, l’une envoyant des messages et l’autre les recevant.
L’avantage de la communication bidirectionnelle en cas d’urgence est qu’au lieu d’envoyer un message dans le monde entier dans l’espoir que quelqu’un le voie, cette forme de communication garantit que l’information est transmise rapidement. Les organisations peuvent puiser dans leurs ressources d’urgence et aider les employés à se sentir en sécurité grâce à un accès facile à l’information.
En cas d’urgence, la communication bidirectionnelle permet d’envoyer des alertes en temps réel. En ayant la possibilité d’envoyer et de recevoir des informations critiques, les employés se sentent plus en sécurité sur leur lieu de travail.
Pourquoi la communication bilatérale est essentielle à la préparation aux catastrophes
Les communications à sens unique laissent souvent les employés avec des questions sur les politiques et les procédures d’urgence. Les gestionnaires des situations d’urgence doivent également se demander si les éléments qu’ils ont mis en place fonctionnent.
Il ne fait aucun doute que les situations d’urgence créent la confusion. Ils sont chaotiques et souvent dangereux. Les communications et les alertes à sens unique peuvent faire circuler de fausses informations parmi le personnel, car il n’y a pas de source claire de vérité.
La collecte des réponses de vos employés est également un élément important et nécessaire d’une plateforme de communication complète. En mettant en place des communications bidirectionnelles, les employeurs peuvent recueillir des commentaires et d’autres données importantes sur la planification et la préparation aux situations d’urgence.
En cas d’urgence, ils peuvent aider les employeurs à savoir qui a reçu des messages afin de cibler et d’aider les personnes en danger.
Les urgences sont complexes
Les responsables des situations d’urgence ou le personnel des ressources humaines ne sont pas toujours sur place lorsqu’une catastrophe se produit. Ils peuvent être chargés de transmettre des informations importantes à des employés situés à des centaines de kilomètres.
Les situations d’urgence ne se prêtent pas non plus à une approche unique. Il n’y a pas deux catastrophes identiques, c’est pourquoi les plans d’urgence doivent être suffisamment adaptables pour répondre aux besoins du mouvement. Il devrait y avoir une base solide qui cible les éléments spécifiques aux situations d’urgence – tels que les exercices de fuite et de couverture pour les tremblements de terre ou les itinéraires d’évacuation pour les ouragans – mais chaque scénario apportera sa propre liste de défis à relever.
Pour agir efficacement, les principales parties prenantes doivent être en mesure de comprendre ce qui se passe sur le terrain afin de coordonner des réponses efficaces. Le récit de témoins oculaires peut faire beaucoup plus pour les situations d’urgence que des informations de seconde main. En recueillant des éléments d’information essentiels, les employeurs peuvent prendre des décisions éclairées concernant la sécurité de leurs employés, quelle que soit la situation d’urgence.
Fonctions de communication bidirectionnelle pour les entreprises modernes
Les entreprises peuvent être confrontées à un large éventail de situations d’urgence. Des pannes de courant aux défaillances des systèmes, en passant par des situations plus dévastatrices telles que les catastrophes naturelles, les entreprises sont constamment confrontées à des risques lorsqu’elles ne se préparent pas à mettre en place des plans d’intervention et de reprise après sinistre appropriés.
Un tel plan devrait s’adapter à la façon dont les employés communiquent aujourd’hui afin d’éviter toute confusion. Un système moderne serait en mesure de diffuser efficacement des alertes grâce à des fonctionnalités telles que :
- Confirmations : lors d’événements sensibles, les personnes qui reçoivent les alertes d’urgence peuvent confirmer qu’elles ont bien reçu le message, ce qui garantit aux employeurs que leurs messages sont reçus par les bonnes personnes.
- Contrôles de bien-être : un système de communication bidirectionnelle peut offrir des fonctions d’enquête permettant aux employeurs d’effectuer des contrôles de bien-être. À la suite d’une situation d’urgence, les employeurs peuvent contacter leurs employés pour s’assurer qu’ils sont en sécurité et qu’ils ont été retrouvés.
- Conférences téléphoniques : mettez les principales parties prenantes sur la même longueur d’onde grâce à des conférences téléphoniques dotées de fonctions de communication bidirectionnelle. Les réunions en face à face ne sont pas toujours possibles. En cas d’urgence, lorsque les choses doivent se dérouler rapidement, ces acteurs clés peuvent se réunir et déterminer le meilleur plan d’action susceptible de produire le meilleur résultat, et le plus sûr.
- Alertes en cas d’événements : même en cas d’événements non urgents mais importants, un outil de communication bidirectionnelle permettrait aux employeurs et à leurs employés de disposer d’une source d’information unique. Cela réduit la confusion et permet aux employés d’accéder à tout ce dont ils ont besoin lors d’un événement important.
Moyens d’alerter les employés en cas d’urgence
Certaines plateformes de notification de masse, comme celle proposée par Rave Mobile Safety, sont dotées de capacités de communication supplémentaires pour les alertes les plus rapides et les plus efficaces.
Alertes d’urgence multilingues
Les fonctions multilingues permettent aux employés de choisir la langue dans laquelle ils souhaitent recevoir les alertes. Si la langue maternelle d’une personne n’est pas l’anglais, elle peut tout de même recevoir des alertes essentielles en cas d’urgence.
Alertes d’urgence dans les médias sociaux
L’avantage d’envoyer des alertes d’urgence aux employés sur les plateformes de médias sociaux est la possibilité d’atteindre plus de personnes et de fournir des liens vers des informations importantes sur les protocoles et procédures de sécurité. L’inclusion d’une page web contenant des informations détaillées dans votre plan d’urgence peut aider les employés à mieux comprendre ce qui se passe.
Alertes à distance
Les entreprises peuvent alerter leurs employés en cliquant simplement sur un bouton, mais il est souvent difficile d’alerter les employés éloignés ou en déplacement. En donnant aux administrateurs de système la possibilité d’envoyer des alertes de sécurité à des appareils hors site, on renforce la sécurité des employés.
Alerte des employés par ordre séquentiel
Une plateforme de communication complète permettant de segmenter les bases de données des employés en fonction de leur rôle, de leur localisation ou d’autres attributs signifie que les entreprises peuvent alerter les employés avec des données plus précises. En alertant simplement des groupes spécifiques d’employés concernés par l’urgence, la peur et la panique sont considérablement réduites.
La possibilité d’alerter les employés en cas d’urgence, de manière séquentielle ou en groupe, peut atténuer les dommages.
Intégrer un système de communication bidirectionnelle dans le plan de sécurité de votre organisation
Une communication bilatérale est indispensable pour une planification efficace de la sécurité. Les responsables des situations d’urgence et les autres personnels de sécurité peuvent améliorer leur connaissance de la situation en temps réel et apporter leur aide aux personnes concernées.
Les outils de communication bidirectionnelle peuvent être une bouée de sauvetage pour les employés. Pour que tout le monde soit en sécurité et en contact, le choix d’une plateforme technologique de communication de masse dotée de fonctions de communication bidirectionnelle peut protéger vos employés.
Pour en savoir plus sur la mise en œuvre de la technologie de communication bidirectionnelle dans votre entreprise, planifiez une démonstration dès aujourd’hui.
